1.1 Grundsätze

Die Mitarbeiter der beiden Rechtsträger des Schulheims Mäder

•  die Landessonderschule Mäder
•  und der Arbeitskreis für körperbehinderte Kinder Vorarlbergs

verarbeiten personenbezogene Daten. Dabei stellen wir den bestmöglichen Schutz her. Dazu sind wir gesetzlich und fachlich verpflichtet. Darüber hinaus entspricht dieses Vorgehen unserer Grundhaltung, den Schutz der Vertrauensbeziehung zwischen Klient/in und unserer Einrichtung zu wahren.

Nachfolgend finden Sie die Bestimmungen, nach denen bei uns verfahren wird, wenn es um den Umgang mit personenbezogenen Daten geht. Außerdem finden Sie umfassende Informationen über Umfang und Zwecke unserer Datenanwendungen.

Wenn in diesen Bestimmungen von „wir“, „unser“, „ich“ oder „Schulheim Mäder“ die Rede ist, ist sind die beiden oben angeführten Rechtsträger gemeint.

Wenn in diesen Bestimmungen von „Klient/in“ die Rede ist, sind damit gemeint:

• Schüler/innen der Landessonderschule Mäder
• Jugendlichen, die wir in unserer Kreativgruppe begleiten
• deren Erziehungsberechtigten bzw. gesetzlichen Vertreter
• Personen, die unsere Beratungseinrichtungen (IUVAT, Beratungsstelle für UK) in Anspruch nehmen
• Interessenten (Erziehungsberechtigte), die sich für eine Aufnahme ihres Kindes in unserer Einrichtung interessieren

Wenn in diesen Bestimmungen von "Systempartner/in" die rede ist, sind damit gemeint:

• Mitarbeiter/innen von Organisationen/Einrichtungen/Behörden/Ämtern
• Mitarbeiter/innen von Lieferanten/Auftragnehmern
• Spender/innen
• Interessenten/innen unserer Einrichtung
• Kund/innen und Besucher/innen (zB Teilnehmer an Schulungen, Veranstaltungen)

Wenn in diesen Bestimmungen vom „Betreuungs- und Beratungsangebot“ bzw. „Betreuungs- und Beratungsangebot“ die Rede ist, sind damit gemeint:

• Pädagogische, therapeutische und medizinische Betreuung gemäß dem interdisziplinären Ansatz, der im Schulheim Mäder verfolgt wird
• Dienstleistungen, wie die Beratung in unseren Hilfsmittelberatungsstellen (IUVAT, UK-Beratung) oder die ärztlichen Sprechtage

Für die Datenverarbeitung verantwortliche ist das

Schulheim Mäder

Neue Landstraße 4, 6841 Mäder
T: +43 (0)5523 / 555 00 – 0
T: +43 (0)5523 / 555 00 – 32060
E: schulheim@lsmae1.snv.at

*   *   *

1.2 Was sind „personenbezogene Daten“?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

*  *  *

1.3 Was bedeutet der Begriff „Verarbeitung personenbezogener Daten“?

Unter „Verarbeitung personenbezogener Daten“ versteht man jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren (EDV/Computer etc.) ausgeführten Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten.

Gemeint sind also beispielsweise das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung (Korrektur), das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung der personenbezogenen Daten.

Alle diese Vorgänge oder zumindest Teile davon müssen wir durchführen, um die Dienstleistungen zu erbringen, zu dokumentieren und die Leistungen mit den Kostenträgern abzurechnen.

*  *  *

1.4 Datenschutz bei der Erbringung unserer Arbeit

Die Dokumentation im Zusammenhang mit der Finanzierung der Leistungen

Unsere Arbeit/unsere Dienstleistungen werden zu einem großen Teil durch die Öffentliche Hand (Bund, Land und Gemeinden) auf Basis gesetzlicher Grundlagen finanziert. Für die entsprechenden Leistungsnachweise müssen wir personenbezogene Daten verarbeiten und diese teilweise auch an die Kostenträger übermitteln.

Aus den genannten Konstellationen ergeben sich für die Datenverarbeitung zudem gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen.

Die fachliche Dokumentation im Zusammenhang mit gesetzlichen Vorgaben

Im Schulheim Mäder sind für die Erbringung der Leistungen Mitarbeiter/innen mit zahlreichen unterschiedlichen Professionen angestellt: Pädagog/innen, Therapeut/innen, diplomierte Gesundheits- und Krankenpfleger/innen etc.

Diese unterliegen gesetzlichen Vorgaben (MTDG, GukG, ÄrzteG etc.). Diese gesetzlichen Grundlagen verpflichten uns dazu, gewisse personenbezogene Daten zu verarbeiten. Ähnlich wie in einem Verhältnis Arzt-Patient der Arzt dazu verpflichtet ist, Daten wie Diagnosen, Krankheitsverläufe etc. zu verarbeiten. Aus den genannten Grundlagen können sich zudem gesetzliche Aufbewahrungsfristen für die Daten ergeben.

Die fachliche Dokumentation im Zusammenhang mit dem Vertrag

Nehmen Klient/innen unser Betreuungs- und Beratungsangebot in Anspruch, kommt ein Vertrag zustande. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist erforderlich, um die Beratung durchzuführen.

Aus der Vertragsbeziehung ergeben sich gesetzliche, vertragliche und haftungsrechtliche Aufbewahrungsfristen. Es ist daher nicht möglich, unser Betreuungs- und Beratungsangebot zu nutzen, ohne Daten bekannt zu geben. Deren Bereitstellung ist in den meisten Fällen gesetzlich vorgeschrieben bzw. für einen Vertragsabschluss erforderlich. Die Differenzierung, welche Daten für die jeweilige Beratung erforderlich oder freiwillig erhoben werden, ist beratungsspezifisch und für die Klient/innen transparent nachvollziehbar.

*  *  *

1.5 Verschwiegenheit

Die bestmögliche Hilfestellung und der optimale Schutz unserer Klient/innen und Systempartner/innen sind das zentrale Anliegen unserer Arbeit. Mit Inanspruchnahme unseres Betreuungs- und Beratungsangebots schenken uns die Klient/innen ihr Vertrauen. Daher gehen wir selbstverständlich auch mit allen Inhalten aus dem Betreuungs- und Beratungskontext sehr sorgfältig um.

Alle unsere Mitarbeiter/innen unterliegen der strengsten Verschwiegenheit. Die Weitergabe von Daten erfolgt daher nur im Einverständnis mit den Klient/innen oder aufgrund einer besonderen Rechtfertigung (beispielsweise Gefahr für Leib und Leben, die anders nicht abgewendet werden kann).

Diese Datenschutzbestimmungen richten sich an alle Klient/innen und Systemparter/innen des Schulheims Mäder.

Wenn Sie das Betreuungs- und Beratungsangebot des Schulheims in Anspruch nehmen, müssen wir aus den obengenannten Gründen gewisse Daten verarbeiten. In der Regel sind das:

• Stammdaten zur Person (zum Beispiel Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummern, Geschlecht, Sozialversicherungsnummer, Staatsangehörigkeit, Mailadresse, Familienstand etc.)
• Stammdaten Dritter (sofern nötig, werden auch Stammdaten zu Dritten erfasst, da diese als Fallmitglieder zur Erbringung der Dienstleistung notwendig sind. Gemeint sind damit beispielsweise Familienmitglieder, sonstige Personen aus dem Umfeld etc.)
• Daten zur eigentlichen Arbeit
• Abhängig vom Betreuungs- und Beratungsangebot, werden aufgrund der verschiedenen Inhalte und Ziele jeweils unterschiedliche Daten verarbeitet (beispielhaft können hier vorkommen: Verlaufsdokumentation, Dokumentation der erbrachten Leistungen, Bewilligungsverlauf, Diagnosen, Begründung, warum die Dienstleistung notwendig ist etc.).

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten für die folgenden Zwecke:

• Um mit den Klient/innen zu kommunizieren und unser Betreuungs- und Beratungsangebot bereitzustellen (rechtliche Grundlage: Durchführung des Vertrages mit den Klient/innen)
• Zur fachlichen Dokumentation (Leistungsnachweis, Verlaufsdokumentation, Reflexions- und Erinnerungsstütze, zum Teil Diagnosen; rechtliche Grundlage: Vertragsdurchführung, berufsgesetzliche Verpflichtung)
• Für die Abrechnung mit den Kostenträgern (rechtliche Grundlage: Vertragsdurchführung, gesetzliche Verpflichtung)
• Zur Qualitätssicherung der fachlichen Arbeit (rechtliche Grundlage: gesetzliche Verpflichtung, Vertragsdurchführung, Wahrung lebenswichtiger Interessen anderer Personen oder Wahrung berechtigter Interessen unserer Einrichtung)
• Für die interne und externe Revision/Qualitätssicherung sowie zur Vorbeugung von Missbrauch und zur Rechtsverteidigung (rechtliche Grundlage: Wahrung lebenswichtiger Interessen anderer Personen oder Wahrung berechtigter Interessen unserer Einrichtung)
• Zur Weitergabe von Spendenzahlungen von Systempartner/innen an das Finanzamt (im Rahmen der automatischen Arbeitnehmerveranlagung)
• Um mit den Systempartner/innen zu kommunizieren

Wichtiger Hinweis: Wir erheben ausschließlich personenbezogene Daten, welche zur Erbringung unserer Arbeit notwendig sind!

Der Schutz der Privatsphäre der Klient/innen und Systempartner/innen hat für uns höchste Priorität. Wir treffen den Risiken angemessene Maßnahmen, um gespeicherte personenbezogene Daten vor Missbrauch, Verlust und unberechtigtem Zugriff, unberechtigter Änderung oder unberechtigter Weitergabe zu schützen, zum Beispiel durch den Einsatz physischer Sicherheitsmaßnahmen und eingeschränkten Zugang zu elektronischen Datenbeständen.

Unsere Mitarbeiter/innen sind verpflichtet, die Vertraulichkeit personenbezogener Daten und die Privatsphäre natürlicher Personen zu respektieren. Alle Mitarbeiter/innen unserer Einrichtung werden auf dem Gebiet des Datenschutzes geschult und erhalten nur für ihre jeweilige Rolle eingeschränkten Zugriff auf personenbezogene Daten.

Grundsätzlich gibt es unterschiedliche Wege, wie wir Daten von Ihnen erheben und speichern:

• Im Rahmen unseres Betreuungs- und Beratungsangebotes verarbeiten wir personenbezogene Daten (unter anderem in unserem Dokumentationssystem sowie in der SOKRATES Schulverwaltung).
  a. Dazu erhalten wir die Daten entweder direkt von den Klient/innen oder
  b. von anderen Institutionen (Landesschulrat, Kostenträger, Behörden etc.).
• Durch die Verwendung eines Online-Formulars auf unserer Website, durch Spendenzahlungen auf unser Konto und die Kontaktaufnahme mittels Briefen und E-Mail geben Sie Daten an.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es nötig ist, um die Erfüllung der oben genannten Zwecke sicherzustellen bzw. solange wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, werden die Daten gelöscht.

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur in den folgenden Fällen:

• soweit wir dazu gesetzlich oder vertraglich berechtigt und / oder verpflichtet sind;
• mit Ihrer Einwilligung;
• und an Unternehmen, die uns bei der Bereitstellung unserer EDV-Dienste unterstützen (einschließlich Hosting und Daten Storage-Provider); diese Dienstanbieter erhalten Zugang lediglich zu solchen Daten, die sie zur Erfüllung ihrer Dienste benötigen und werden in der Regel als Auftragsverarbeiter tätig, welche die Daten nur nach unseren Weisungen verarbeiten dürfen.

Empfänger personenbezogener Daten können ausgewählte Partner bzw. Auftraggeber(etwa: Abteilung für Integrationshilfe, Schulabteilung, Landesschulrat, andere Institutionen aus dem Gesundheits- und Sozialbereich, Anwält/innen, Ärzt/innen etc.), Fördergeber (Land Vorarlberg), gesetzliche Vertreter/innen oder sonstige Personen, die im Betreuungs- und Beratungskontext Unterstützung bieten, sein.

Sie haben das Recht auf Zugang (Auskunft) zu Ihren personenbezogenen Daten und – unter bestimmten Voraussetzungen auch auf Korrektur (Berichtigung), Löschung, Beschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit.

Für den Fall, dass die Verarbeitung der Daten nicht auf einer gesetzlichen Grundlage erfolgt, sondern Sie uns Ihre Einwilligung für die Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf wird dann für alle zukünftigen Verarbeitungsvorgänge wirksam, berührt jedoch nicht die Zulässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung. Sie können von Ihren Rechten Gebrauch machen, indem Sie mit uns Kontakt aufnehmen. Wir werden Sie gegebenenfalls auffordern, Ihre Identität zu verifizieren und anzugeben, welche Informationen Sie wünschen.

Sie können bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Wickenburggasse 8, 1080 Wien, eine Beschwerde einreichen.

Sollten Sie Anmerkungen oder Fragen, Bedenken oder Beschwerden bezüglich der Erhebung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten haben, kontaktieren Sie bitte unseren Datenschutzbeauftragten über die E-Mail-Adresse info@schulheim.at oder schreiben Sie uns an folgende Adresse

Schulheim Mäder

Zu Handen Datenschutzbeauftragter

Neue Landstraße 4, 6841 Mäder

Auf unseren Webseiten (www.schulheim-maeder.at, www.emotionen-bewegen.com, www.uk-netzwerk-vorarlberg.com) verwenden sogenannte Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Internetbrowser auf Ihrem Endgerät ablegt und speichert. Wenn eine Website erneut besucht wird, sendet der Internetbrowser die Informationen des Cookies zurück und ermöglicht dem Anbieter der Website, Ihren Internetbrowser wiederzuerkennen.

Bei jedem Aufruf unserer Webseite werden auf dem Server automatisch die folgenden - Informationen, die der Browser sendet, wenn diese Seite besucht wird - gespeichert:

• Aufruf (Request),
• die IP-Adresse,
• den Browser-Typ und -Sprache
• Datum und Uhrzeit des Aufrufs.

Die Informationen werden zur Analyse und Aufrechterhaltung des technischen Betriebs unserer Server und des Netzwerkes sowie zur Missbrauchsbekämpfung benutzt und werden nach deii Monaten automatisch gelöscht. Der Server wird von der Jimdo GmbH betrieben.

Diese Bestimmungen werden regelmäßig überprüft, um neuen gesetzlichen Regelungen und Technologien, Änderungen unserer Tätigkeiten und Verfahren sowie dem sich wandelnden Betreuungs- und Beratungsangebot Rechnung zu tragen.

Zuletzt aktualisiert: August 2022